Un ejecutivo de una importante empresa nos ha consultado respecto de importancia de la auditoria legal preventiva
EN QUE CONSISTE
UNA AUDITORÍA LEGAL PREVENTIVA
PARA EMPRESAS.
Una empresa moderna y las no tan modernas deben efectuar auditorías legales con cierta frecuencia . Se los digo con la experiencia de más de 30 años en el ámbito empresarial.
¿PORQUE LA EMPRESA DEBE CONTRATAR UNA AUDITORIA LEGAL?
Hay múltiples razones por las que una compañía requiere de una auditoría legal,
- porque lo ha decido el dueño o el directorio ;
- como una imputación o sospecha de mala conducta de parte de los empleados o la gerencia;
- cambios en la cúpula gerencial o de otro personal clave;
- una propuesta de fusión o absorción de otra empresa;
- dación de una nueva legislación que resulta significativa;
- la aprobación de nuevos reglamentos gubernamentales;
- inicio de una investigación o proceso por parte del gobierno;
- una demanda en contra de la empresa;
- pérdida real o muy probable, causada por un riesgo legal previamente no percibido;
- la contratación de acciones específicas de lobbying;
- o marketing jurídico para sus abogados internos etc..
Estos aspectos los he conversado con Marcelo Montero Iglesis , un conocido abogado de Santiago con estudios en estas materias en Stanford, USA y amplio ejercicio profesional en grandes estudios jurídicos corporativos
¿QUE PUEDE COMPRENDER UN PROGRAMA DE ABOGACIA PREVENTIVA EN LA EMPRESA?
Desde ya , la mayoría de las auditorías legales, deben ser conducidas en el curso ordinario de los negocios como parte de un programa efectivo de abogacía preventiva, cuyas evaluaciones de rutina tienen por lo regular como objetivos entre otros los siguientes :
- el desarrollar o afinar normas legales para las operaciones de la compañía en el país o en el extranjero, tomando en cuenta las leyes o reglamentos aplicables, u otras consideraciones políticas, éticas, o económicas;
- verificar tanto el cumplimiento de las normas legales aplicables, como el cumplimiento de las políticas de la empresa;
- identificar las áreas en las cuales la compañía esta expuesta a riesgos legales innecesarios;
- todo lo anterior requiere de una evaluación cualitativa de la estructura, políticas, procedimientos, contratos y demás documentación legal de la empresa.
¿QUE RECOMIENDA LA AUDITORIA LEGAL PREVENTIVA?
- La auditoría legal a través de la abogacía preventiva recomienda medidas correctivas para reducir o eliminar los riesgos;
- confirma si la compañía recibe todos los beneficios a los que tiene derecho como son los incentivos para la inversión, exoneración de impuestos, etcétera;
- evalúa los servicios legales prestados a la oficina o sucursal en el extranjero como costo, calidad, oportunidad, nivel de satisfacción del cliente, uso apropiado de los recursos legales, etcétera;
- revisa las transacciones o eventos específicos que han producido pérdida o que han colocado a la compañía en peligro, y sugiere una acción que los remedie, a fin de prevenir problemas similares en el futuro.
¿QUE EXIGE LA EMPRESA O PROPIETARIO AL ABOGADO?
Hoy día los empresarios y la sociedad exigen una pluralidad de aptitudes :
- exigen abogados con una mayor preparación;
- exigen abogados con conocimientos de ingeniería jurídica;
- abogados expertos en técnicas de negociación para abogados;
- abogados con conocimientos suficientes arbitraje comercial;
- fuertes conocimientos en auditoría legal para empresas;
- conocimientos para estar en aptitud de realizar alianzas estratégicas, fusiones, adquisiciones entre empresas, conforme a las necesidades de consultoría jurídica cada vez mayores de las empresas y de la sociedad misma.
- Conocimientos y habilidades en materias “laborales” , adiestramiento de personal y prevención de conflictos
¿QUE DEBE IMPLEMENTAR EL EMPRESARIO?
El empresario debe implementar en su compañía, un programa de “auditoría legal”, mediante la abogacía preventiva, que le permita detectar antes de que exista el problema jurídico o la violación a alguna disposición jurídica que debiera cumplir y que por omisión a ella la autoridad impondría alguna sanción, multa, apercibimiento o clausura, que produciría un impacto en la economía de la empresa y en la imagen que tiene ésta ante la sociedad, sus proveedores y clientes.
Los programas de abogacía preventiva se recomiendan a empresas existentes o que tienen en proyecto su expansión dentro de un país o hacia otros países, así como a las empresas multinacionales con el objeto de establecer estrategias legales, en virtud de las funciones, adquisiciones, Joint Venture que se dan en las corporaciones.
¿QUE PODEMOS IDENTIFICAR CON LA AUDITORIA LEGAL PREVENTIVA?
La auditoría legal preventiva es la herramienta de la “abogacía preventiva” que permite a la empresa identificar:
§ posibles problemas (riesgos) legales innecesarios que se pudieran presentar;
§ permite establecer cuáles son las medidas tendientes a eliminar o rehacer éstos, a través del análisis del cumplimiento de las obligaciones que le imponen las leyes, reglamentos, circulares, contratos, etcétera, a efecto de evaluarlos estableciendo prioridades y la manera de solucionarlos reduciendo el impacto que causan en ella.
UN GRAN ERROR EN MUCHAS EMPRESAS
Aún se piensa que los abogados deben ser llamados solamente cuando se suscitan problemas mayores que no pueden ser resueltos de ninguna otra manera. Esta actitud no permite que las compañías identifiquen problemas legales potencialmente serios en sus estados de formación, cuando la solución podría ser relativamente simple y barata mediante el ejercicio de la abogacía preventiva, componente esencial de un buen programa de cuidado e importancia para la salud legal de una empresa o institución.
INVERSION EN ABOGACIA PREVENTIVA HOY ES UNA INVERSIÓN SABIA
La acumulación de casos pendientes en casi todos los juzgados, el alto costo de la representación legal, y el impacto desgarrador de todos los procedimientos judiciales han producido en los juicios civiles una desilusión con el litigio como un medio efectivo para resolver las controversias y ha llevado a muchas empresas e instituciones a darse cuenta que el dinero invertido en programas de abogacía preventiva para reducir la probabilidad de disputas legales es una inversión sabia.
El abogado de empresa, que formula y lleva a cabo un programa de la abogacía preventiva, utiliza las mismas habilidades profesionales y personales que un litigante experto. La habilidad analítica, el conocimiento del asunto a tratar y de la ley aplicable, la minuciosidad, la perseverancia, la habilidad de inspirar confianza, y de comunicarse bien, ya sea en forma oral o por escrito, son características compartidas por el enfoque. El abogado litigante, toma los hechos como los encuentra y luego trata de obtener el mejor resultado posible, mientras que el abogado preventivo identifica el resultado deseado por adelantado y luego ayuda a su cliente a crear los hechos que producirán ese resultado.
¿QUE HACEN LAS EMPRESAS PARA REDUCIR POSIBLES RIESGOS LEGALES?
Entre las herramientas usadas por muchas empresas para reducir el potencial de riesgos legales están :
- las políticas institucionales y códigos de conducta para establecer las normas por las cuales los empleados y representantes de la institución deben regirse; programas educativos que incluyan seminarios, manuales del empleado y presentaciones en video para enseñar al personal las políticas y códigos de conducta de la institución, y sensibilizarlos en situaciones particulares las cuales podrían constituir una violación de las leyes o políticas institucionales;
- normas para estructurar operaciones, redactar documentos, etcétera;
- verificación del cumplimiento de las normas legales y políticas institucionales; identificar las áreas en las cuales está expuesta la institución a riesgos legales innecesarios;
- recomendar acciones correctivas;
- ejecutar acciones de cabildeo ( Lobbying ) y actividades de relaciones públicas para mejorar las relaciones con los funcionarios gubernamentales y promover cambios en las leyes que afectan de forma adversa los negocios o actividades de la institución.
LA AUDITORIA LEGAL PREVENTIVA IDENTIFICARÁ PROBLEMAS LEGALES CONCRETOS
La auditoría legal es la herramienta de la abogacía preventiva que permite a la empresa identificar posibles problemas (riesgos) legales, a través del análisis del cumplimiento de las obligaciones que le imponen las leyes, reglamentos, circulares, contratos, etcétera, a efecto de evaluarlos estableciendo prioridades y la manera de solucionarlos reduciendo el impacto que causan en ella.
¿EN QUE AREAS PODEMOS REALIZAR UNA AUDITORIA LEGAL PREVENTIVA EN LA EMPRESA ?
La auditoría legal en una empresa reviste tal importancia que comprende diversos rubros en las áreas en que se debe realizar ésta como son:
- Auditoría corporativa;
- Auditoría inmobiliaria;
- Auditoría laboral;
- Auditoría sobre litigios;
- Auditoría sobre créditos, seguros, fianzas y garantías;
- Auditoría sobre permisos, licencias, autorizaciones, etcétera.;
- Auditoría aduanal y de comercio exterior;
- Auditoría ambiental;
- Auditoría de certificación de impuestos;
- Auditoría en materia de propiedad industrial, etcétera.
VENTAJAS DE LA AUDITORIA LEGAL PREVENTIVA
- Las ventajas de la implantación de la auditoría legal de la empresa, no concluyen con la información para la asamblea de socios, antes bien, constituyen un elemento fundamental de apoyo para la administración, ya que permite detectar los problemas, en fases iniciales facilitando su solución;
- genera, en su caso, la elaboración de manuales de políticas a adoptarse por el personal administrativo no legal, para disminuir la posibilidad de errores con proyecciones judiciales o administrativo-contenciosas;
- va a proporcionar la oportunidad de capacitar al personal administrativo, mandos medios y aun a ejecutivos de alto nivel, en tópicos que tradicionalmente sólo se contemplan en su aspecto contable ,
- además va a permitir la corrección u optimización de los contratos, convenios, y en general, de los actos jurídicos celebrados por y en la empresa y; en el caso de elaborarse por un abogado externo, garantiza objetividad, imparcialidad, e incluso nuevas perspectivas en cuanto a los asuntos internos de la empresa.
- La auditoria legal preventiva no pugna con los abogados externos , con los abogados de confianza de la empresa, muy por el contrario les ayudará en su valiosa gestión.
OTROS ASPECTOS TECNICOS QUE ABARCA LA AUDITORIA LEGAL PREVENTIVA:
También “La auditoría legal que se practica en las empresas permite controlar y verificar un conjunto de aspectos legales y técnicos , a saber:
- verificar las licencias, concesiones, permisos, etcétera,
- el cumplimiento del pago de impuestos;
- ve los asuntos y documentación relativos a las relaciones laborales en la empresa; respecto a la transferencia de tecnología;
- marcas, patentes; contratos de compra y venta;
- análisis de los tipos de créditos que otorga la empresa y la forma de estar garantizada ésta;
- contratos de asociación en participación;
- análisis de Joint Venture;
- garantías otorgadas a la empresa o expedidas por ella;
- fianzas y seguros;
- asuntos relativos con la legislación aduanera;
- importaciones y exportaciones;
- riesgo crediticio;
- seguridad social; seguimiento de litigios;
- análisis en sus aspectos legales de alianzas estratégicas con otras empresas;
- verifica las disposiciones legales ambientales por parte de la empresa en el estado o país en que se encuentra radicado,
- la participación y transferencia accionaria, etcétera, tomando en cuenta desde luego, la magnitud de la empresa.
- La situación de sucesión familiar ( empresa familiar )si corresponde.
COMO SE DA CONOCER LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA LEGAL
- El resultado de la auditoría legal se da a conocer a la empresa mediante lo que se denomina "informe de la auditoría" y "dictamen de la auditoría legal", el cual es una información que de manera precisa, técnica y concisa, contiene como partes principales , sin excluir otras, las siguientes :
- el señalamiento de aquellas fallas que se han encontrado en los programas y procedimientos de las áreas auditadas de la empresa,
- con la indicación de los daños que se estima han causado o pudieron causar;
- la aplicación o no de los programas con relación a los objetivos y políticas de la empresa en cada área sujeta a análisis;
- la recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar o suprimir determinados objetivos, estrategias y políticas por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, indicando las razones de todo ello, así como la información de lo que no pudo auditarse y las razones que lo impidieron.
- Lo anterior implica a la vez la entrega de los documentos, formatos, correcciones de clausulados y estrategias legales que se recomienda utilizar a la empresa, para evitar riesgos jurídicos o minimizarlos al máximo con las consabidas consecuencias
QUE DEBERÁ HACER LA EMPRESA
La empresa , a su turno, obviamente , deberá establecer los mecanismos necesarios para dar seguimiento e incorporar el resultado de las recomendaciones del dictamen de la auditoría legal en cada una de las áreas de que fue objeto, preparar la documentación, contratos, etcétera, a fin de que sean utilizados en la empresa y, en un futuro, establecer auditorías departamentales o por áreas para verificar si se han cumplido e implementado las recomendaciones del informe de la auditoría.
Rodrigo González Fernández
Santiago, 11 de marzo 2006
